Ein wirklich rasches und sicheres Ansagen ist nur durch eine sinngemäße und geregelte Vorbereitung auf das Diktat möglich. Die Bedingungen sind:
I. daß der Korrespondent den Briefstil so beherrscht, daß er nicht über einfach Sätze lange nachdenken muß. So selbstverständlich ist da vielen nicht. Vor allen Dingen müssen gute »allgemeine Phrasen«, die mit dem nun im Aussterben begriffenen Kaufmannsdeutsch nichts gemein haben, in Fleisch und Blut übergegangen sein. Eine gute Prüfung dafür, ob man sicher diktieren kann, ist, daß man zuweilen Briefe anderen Personen »in die Maschine diktiert«. Dann muß jeder ausgesprochene Satz, weil er sofort endgültig zu Papier gebracht wird, sitzen. Ein Herumdoktern an den Worten gibt es nicht.
2. Briefe in der kürzesten Zeit anzusagen, ist nur dann möglich, wenn alle Einzelheiten vorher geklärt sind. Man verlasse sich nicht auf den guten Einfall, der kommen soll. Ehe ich ans Diktieren gehe, muß mir klar sein, was ich angeben will. Ja, man muß von den Gedanken, die der Brief enthalten soll, so erfüllt sein, daß ein Aussprechen keine Mühe macht. Das ist nicht bei allen Korrespondenten anzutreffen. Ich kann selbst beobachten, daß ein Diktat auf Minuten unterbrochen wird, weil der Betreffende mit einem Male merkt, daß noch diese oder jene Angabe fehlt. Er muß an den Fernsprecher gehen, um von einer anderen Abteilung die fehlende Auskunft zu erhalten, muß aus einer Mappe noch etwas heraussuchen, muß noch einen Preis errechnen usw. Während dieser Zeit ist die Schreibdame natürlich unbeschäftigt, die Arbeit stockt, und es macht stets Mühe, ein unterbrochenes Diktat wieder aufzunehmen. Also lautet die zweite Regel: Der neue Brief muß so vorbereitet sein, daß ich ihn ununterbrochen ansagen kann.
3. Um einen schnellen Ueberblick zu haben, über welche Punkte in einem Briefe geschrieben werden muß, legen wir den Inhalt in Stichworten fest. Nur in Stichworten, denn es ist der Zeitersparnis halber zweckmäßig, sich daran zu gewöhnen, frei, also ohne eignen Entwurf, zu diktieren. Nur besonders schwierige Briefe sollte man vorher auf dem Papier selbst entwerfen.
4. Richten Sie es so ein, daß Sie stets eine größere Anzahl Briefe auf einmal angeben können! Nicht zu jedem Brief die Schreibdame zu sich kommen lassen. Es ist schade um die Zeit.
5. Bemühen Sie sich, deutlich zu sprechen, und erziehen Sie sich Ihre Schreibkraft dazu, sofort rückzufragen, wenn ihr beim Diktat etwas nicht verständlich ist! Später macht das immer mehr Mühe.
6. Geben Sie der Dame stets ein Schriftstück mit, dem sie die genaue Anschrift des neuen Briefes entnehmen kann!
7. Vor dem Ansagen des eigentlichen Briefes nennen Sie die Aktenzeichen und die Durchschläge, die anzufertigen sind.
8. Diktieren und Aufnehmen sind Arbeiten, die gesteigerte Konzentration erfordern. Wählen Sie deshalb dazu eine Zeit, in der Sie und die Dame nicht abgespannt sind! Diktieren Sie also am frühen Morgen und möglichst nicht vor der Mittagspause, nachdem schon mehrere Stunden vorher gearbeitet worden ist!
Prüfen Sie zu Ihrem eigenen Nutzen jeden dieser Punkte darauf hin nach, ob Sie ihn bei Ihrer Arbeit erfüllen! Sie werden sicher noch manche kostbare Minute sparen können.
(In: Das Werk. Monatsschrift der »Vereinigte Stahlwerke Aktiengesellschaft«, XII. Jg. (Juli 1932), H. 7, S. 329 f.)